ToDo管理


やらなければならないことがたくさんあると何らかの方法で管理しないとわけがわからなくなる。頭で覚えてられるのはせいぜい3つくらいまででそれより多いとメモに残さないと忘れてしまう。しかしこのメモを一元管理するのがなかなか難しい。やらなければいけないことを思いつくたびにいろいろなところにメモをすると折角メモを取ったのにそのメモがどこかに行ってしまったりする。社会人になり立ての頃から自分なりに工夫していろいろな形のToDoリストを作ってきたがどの方法もなかなか定着しない。

最初はポストイットや裏紙などにやるべきことをどんどん書いていたが一覧性に欠け優先順位がつけにくい。管理も面倒な上、他の書類にまぎれてしまったりもする。そこでToDoリスト用の1枚の白い紙を用意して、すべての仕事をそこに書いてくようにした。仕事が済むごとに横線で消していく。やるべきことが一覧できてどの仕事から始めるべきか明確になる。やり終えた仕事の量も明確になり、横線で消すことがモチベーションアップにもつながる。しかし、時間が経つにつれて長期間残る仕事が出てきて1枚で管理しにくくなる。1枚の紙いっぱいに書いたときは、新しい紙を用意するのだが、残っている仕事をそのままにすると複数の紙を保持しなくてはならないし、かといって新しい紙を用意する度に残っている仕事をすべて書き写すのは量が増えてくると手間になる。

そこで今度はPCの表計算ソフトを使ってみた。表計算ソフトのいいところはソートが簡単にできることだ。項目とともに優先度やターゲット日付を入れることで簡単に並べ替えることできる。やり終わった仕事を削除するのも簡単だ。横線で消すほどの気持ちよさはないが、それでも行を削除することで仕事が進んだ様子は確認できる。ただ、紙と比べたときに大きなデメリットになるのは立ち上げるのに時間がかかることだ。ショートカットキーを設定して簡単に立ち上げられるようにしておいても立ち上がるまでのたった数秒が意外と大きな障壁になる。実はPCの表計算ソフト以外にも今までPDA、携帯、スマホのアプリやクラウド上のサービスをいろいろ試してみたが、いずれも入力する状態になるまでに時間がかかるのがネックになって使えていない。携帯やスマホについては自分の文字を入力するスピードが遅いというのもあった。クラウドで管理できるといつでも確認できてとてもよさそうだとは思うのだが今のところスピードの面で自分にあったサービスには出会えていない。

で、結局今はPC上のテキストファイルでの管理に落ち着いている。サクラエディタというフリーソフトを使っているのだが何よりも立ち上げのスピードが速いのがいい。デスクトップにファイルのショートカットを置き、ショートカットキーを設定しておけばキーを押した瞬間に入力できる状態になる。新しい仕事が入る度に1行ずつ追加し、順番を入れ替えるときはカット&ペーストで行う。特別な機能はなくソートもできないのだが、書きたいときにすぐ書けて、一元管理ができるという最も大事な要素を備えている。終わった仕事は下の方にある[Done]という文字の下に移していく。1日1回ファイル名に日付を入れて別名で保存すれば仕事の記録にもなる。このやり方で管理するようになってから1年以上経つが今のところ順調だ。ただ、これが最善なやり方とは感じていない。今まで試した方法を除けば最悪、とまでは言わないが、技術の進歩とともにさらにいいやり方ができると思う。今後もいろいろ試していきたい。


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洋々代表。日本アイ・ビー・エム株式会社にて、海外のエンジニアに対する技術支援を行う。その後、eラーニングを中心とした教材開発に、コンテンツ・システムの両面から携わる。 東京大学工学部電子情報工学科卒。ロンドンビジネススクール経営学修士(MBA)。